Vacature omschrijving
Hogeschool Utrecht is op zoek naar een
Management Assistent voor 32 - 36 - 40 uur direct dienstverband. In deze (parttime) vacature heb je als belangrijkste taak het beheren van complexe en continu veranderende agenda's van de leden van het College van Bestuur (70%). Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat en andere collega's binnen de Bestuursdienst. Jij voert de regie, hebt de touwtjes in handen ....
Gemeente Zaanstad. Werken met karakter
Hogeschool Utrecht haalt inspiratie en ontwikkeling uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in dit profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Een referentie, digitale check op diploma en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.
Trots op jouw werk
Ben jij een doortastend en professioneel organisatietalent en ben je gewend te werken op topniveau? Dan zoeken wij jou! Als Senior Managementassistent ben je één van de professionele ondersteuners van de leden van het College van Bestuur (CvB) van Hogeschool Utrecht.
In deze functie heb je als belangrijkste taak het beheren van complexe en continu veranderende agenda's van de leden van het College van Bestuur (70%). Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat en andere collega's binnen de Bestuursdienst. Jij voert de regie, hebt de touwtjes in handen en met jouw zelfstandige en proactieve aanpak zorg je ervoor dat het CvB-lid altijd goed voorbereid naar afspraken gaat. Je handelt e-mails efficiënt af, waarbij je regelmatig afstemming zoekt met collega's. Daarnaast ondersteun je bij bredere werkzaamheden en activiteiten van de Bestuursdienst, waardoor je een belangrijke schakel in het team bent. Je werkt in een hecht en collegiaal team op locatie, met een vaste werkdag op vrijdag en een wekelijkse werkoverleg op dinsdag. Je bent hierbij fysiek op kantoor aanwezig.
Jouw overige werkzaamheden kunnen zijn:
- Naast de inbox van jouw bestuurder beheer je ook je eigen mailbox en de gezamenlijke mailbox van het CvB;
- controleren van de mailbox van de bestuurder en prioriteren van belangrijke e-mails
- zelfstandig afhandelen van e-mails en doorzetten naar de juiste collega's
- controleren en voorbereiden van de dagplanning
- Binnengekomen stukken plaats je in iBabs;
- Je zet vragen uit bij de juiste collega's en bewaakt de terugkoppeling;
- Ondersteuning bieden bij het organiseren van evenementen en vergaderingen;
- Voorbereiden van, en deelnemen aan overleg met de bestuurder (planning, uitnodigingen, verzoeken), je hoeft niet te notuleren;
- Zorgdragen voor een soepel verloop van spoed overleggen en last-minute wijzigingen;
- Actief bijdragen aan een collegiale sfeer en gezamenlijke activiteiten.
De vacature is in te vullen voor 32, 36 of 40 uur per week.
Kortom: heb jij zin om de puzzelstukken elke dag weer kloppend te krijgen? En ben jij die gedreven managementassistent die met daadkracht en precisie het verschil wil maken? Solliciteer nu en versterk het team van Hogeschool Utrecht!
Jij bent het
Resultaatgerichtheid, samenwerken en initiatief. Dat zijn drie pijlers waar jij jezelf in herkent en dit zijn ook drie HU kerncompetenties. Als ervaren Management Assistent sta jij stevig in je schoenen. Je bent een kei in organiseren, hebt een hoge mate van eigenaarschap en je deinst niet terug voor hectiek.
Jouw profiel ziet er ongeveer zo uit:
- Minimaal een secretariële opleiding op MBO 4 niveau;
- HBO werk- en denkniveau;
- Aantoonbare ervaring in ondersteuning van een directie, mt of bestuur, in een complexe organisatie als (directie) secretaresse, managementassistent of executive assistant;
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling; een taaltest is onderdeel van de procedure;
- (Parttime) beschikbaar 32 tot 40 uur per week;
- Ervaring met het MS Office-pakket;
- Ervaring met iBabs is een pré.
Verder ben jij:
- Communicatief sterk en je brengt ideeën en meningen op een heldere en correcte manier over;
- Efficiënt;
- Een echt organisatietalent.
Voel jij je thuis in een hectische omgeving, kun je snel schakelen in verschillende situaties en blijf je overzicht houden onder grote (tijds)druk? Dan spreken we jou graag!
Wat jij krijgt
Naast de vele mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen een maatschappelijk georiënteerde omgeving, binnen een fijn team, kun je ook rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:
- Direct een jaarcontract bij Hogeschool Utrecht voor (parttime) 32 of 36 uur;
- Fulltime 40 uur werken is ook mogelijk, de uren boven 36 uur spaar je dan wekelijks op als extra verlof;
- Een mooi salaris, afhankelijk van kennis en ervaring. Je wordt ingeschaald in schaal 8, met een minimum salaris van € 3.311,92 en een maximum van € 4.376,45 op basis van 36 uur;
- Gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
- Tegemoetkoming in de zorgverzekering van € 300 bruto per jaar;
- Internetvergoeding van € 37,50 netto per maand;
- Thuiswerkvergoeding van € 2,35 netto per dag;
- NS Business Card waar je ook privé gebruik van mag maken, óf een uitstekende kilometervergoeding voor auto of fiets;
- Uitstekende ontwikkelings- en studiemogelijkheden;
- Circa 53 dagen verlof (obv 40 uur) en 45 duurzame inzetbaarheidsuren per jaar;
- Een laptop en smartphone in bruikleen.
Verder zijn er veel leuke extra's zoals een fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness.
Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Zo helpen je jouw bij ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Je kunt jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.
De werving voor deze functie is uitbesteed aan Pienk | Office Professionals. Wil je in aanmerking komen voor deze positie dan kun je via Pienk.nl solliciteren. Ook bij vragen verzoeken wij je om contact op te nemen met Pienk | Office Professionals. Je kunt ons bereiken op 030 - 276 71 87.
Ref.nr.:3505815661-UZP-NL-FPC-030216 - RT179007888