Vacature Secretaresse in Rotterdam bij Olympia

• Rotterdam
• LBO - VMBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

De medewerkers van dit accountants- en adviesbureau zijn dagelijks actief op het gebied van accountancy, belastingzaken en (financiële) adviesvraagstukken. Met wereldwijde expertise kunnen zij elke klant van passend advies voorzien.

Het bedrijf heeft wereldwijd meer dan 73.000 medewerkers, waarvan 500 in Nederland. Met zeven vestigingen verspreid door het hele land, werken de medewerkers op verschillende locaties. De vestiging in Rotterdam telt gemiddeld 200 medewerkers en is uitstekend bereikbaar met een metrostation op slechts vijf minuten loopafstand en een parkeergarage direct voor de deur.

Zij geloven sterk in de kernwaarden CLEARR. Collaboration, Leadership, Excellence, Agility, Respect, Responsibility. Deze waarden worden door de medewerkers uitgedragen en komen jaarlijks terug in de beroodelingsgesprekken. 

Als secretaresse ben je het primaire aanspreekpunt voor de partners van een van 's werelds grootste accountants- en adviesorganisaties, waarbij je hen voorziet van uitgebreide secretariële ondersteuning. Daarnaast coördineer je ook het werk van je collega-secretaresses. Je bent verantwoordelijk voor huisvestingszaken en meldt incidenten aan de juiste partijen. Daarnaast coördineer je lokale PR-activiteiten en beheer je declaraties en debiteuren in overleg met de verantwoordelijke partner. Ook ben je verantwoordelijk voor de organisatie van diverse evenementen op de vestiging en verzorg je lokale personeelszaken, zoals het verwelkomen van nieuwe collega's en het regelen van attenties bij speciale gelegenheden. 

Een typische werkdag begint met het doornemen van de dagplanning met de secretariaatsmedewerkers. Vervolgens bekijk je binnengekomen urgente e-mails en overleg je met partners over dringende taken. Je hebt een telefoongesprek met de marketingafdeling over de salesfunnel en bespreekt de organisatie van een netwerkevent. Gedurende de dag verzorg je koffie voor vergaderingen, ontvang je bezoekers, en beantwoord je telefoontjes wanneer partners bezet zijn. Na de lunch neem je deel aan het MT-overleg, waar je notuleert en een actielijst opstelt. Aan het einde van de dag werk je nog enkele kleine taken af en reflecteer je op een productieve en gevarieerde werkdag waarin je op facilitair, secretarieel en commercieel gebied veel hebt bijgedragen.

Het team bestaat uit drie collega's die samen dagelijks van 08:30 tot 17:00 uur (flexibele werktijden mogelijk in overleg) zorgen voor alle secretariële zaken om het kantoor soepel te laten draaien. De vestiging staat bekend om gezellige borrels en uitjes. Er is een eigen dakterras dat vaak wordt gebruikt. Samen lunchen is de norm, en verjaardagen en bijzondere momenten gaan nooit onopgemerkt voorbij.

• Je bent parttime of fulltime (32-40 uur) per week beschikbaar;
• Je hebt 3-5 jaar ervaring binnen een soortgelijke secretariële functie;
• Je beschikt over mbo of hbo werk- en denk niveau en hebt bij voorkeur een secretariële studie afgerond;
• Het MS Office pakket (Word, PowerPoint en Excel) is je niet onbekend;
• Naast de Nederlandse beheers je ook de Engelse taal in woord en geschrift.

• Een bruto maandsalaris van €2900,- tot €3250 op basis van fulltime (afhankelijk van kennis en ervaring);
• 0,23 cent reiskostenvergoeding en ov-vergoeding;
• Direct een contract bij het bedrijf;
• 29 vakantiedagen en de mogelijkheid om er tot max 10 dagen bij te kopen;
• 8,33% vakantiegeld;
• 2x per jaar een verhoging in salaris;
• Een winstuitkering aan het einde van het jaar;
• Een premievrije pensioen opbouw, % leeftijdsgebonden;