Vacature Secretaresse in Amsterdam bij Olympia

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! 

Bijzondere Projecten is als onderdeel van de gemeente Amsterdam belast met het voorbereiden en mogelijk ook het uitvoeren van projecten zoals de OV verkenning Amsterdam Haarlemmermeer en het sluiten van de zogenaamde “kleine ring”. Bij deze projecten wordt samengewerkt met externe stakeholders en andere partijen. Aan de projecten zijn vaak grote financiële, economische en maatschappelijke risico’s verbonden. De doorlooptijd van deze miljoenenprojecten is meerdere jaren. Bijzondere Projecten kenmerkt zich door een projectmentaliteit en heeft de bijbehorende dynamiek.

Het secretariaat wordt functioneel aangestuurd door de betreffende manager van het programma en hiërarchisch door de manager facilitaire zaken en secretariële ondersteuning. Verder wordt er nauw samengewerkt met de senior secretaresse van het team. 

De functie 

Gezocht wordt een zelfstandig werkende, sterke secretaresse. Kenmerkend voor de functie van secretaresse is het ondersteunen van de (afdelings-)manager en/of de afdeling. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• De Secretaresse ondersteunt de manager/afdeling op secretarieel gebied en beheert de agenda, regelt afspraken, notuleert overleggen, plant en organiseert en neemt zonodig deel aan overleggen en bijeenkomsten. Verder verzorgt de medewerker de documentregistratie en beheert en distribueert afdelingsspecifieke informatie; 
• Het voorbereiden van correspondentie en e-mails hoort tot de taken, net als het zelfstandig opstellen van brieven; 
• Medewerker is ook belast met het aanvragen van autorisaties voor de manager en is contactpersoon voor facilitaire aangelegenheden. De medewerker ontvangt bezoekers en beantwoordt algemene afdelings-gebonden vragen en verzoeken en stelt overzichten op en actualiseert deze. Desgevraagd verricht de medewerker gedelegeerde werkzaamheden voor de teams van de eigen en eventueel andere afdelingen en is bereid om collega-secretaresses op verzoek tijdelijk te vervangen.

Voor deze functie Secretaresse beschik je over: 

Eisen: 

• MBO-4 werk- en denkniveau 
• Ruimere ervaring als secretaresse 
• Kennis en ervaring van MS Office (Word, PowerPoint, Excel en Outlook) 
• Kennis van het gemeentelijk takenveld, de organisatiestructuur en systemen. 
• Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden 
• Kunnen omgaan met machtsverhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer 

Wensen: 

• Interesse in infrastructuur en/of een technische omgeving 

Aan competenties breng je mee: 

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

• Een parttime/fulltime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2700,- en maximaal €3831,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 6 maanden met kans op verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl