Vacature Projectsecretaris / Projectondersteuner in Utrecht

• Utrecht
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Je bent de rechterhand van de projectmanager en het projectteam. Je pakt verschillende zaken zelfstandig op, rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie.

Waar kom je terecht?
Voor Rijkswaterstaat (RWS) zijn wij op zoek naar een projectsecretaris voor een van de infrastructurele projecten. Een brede, veelzijdige en uitdagende rol, waarin je belangrijk bent voor het soepel en succesvol verlopen van het project. RWS is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Je gaat werken in het integraal projectmanagementteam (IPM-team) dat zich bezighoudt met de vervanging en renovatie van damwanden in het Amsterdam-Rijnkanaal en de verbreding van de Demkabocht in dit kanaal bij Utrecht. In de verschillende fases van het project kan het team wisselen in samenstelling.

Ter ondersteuning van het team is een deel van het klanteisenproces bij jou neergelegd. Hiervoor heb je kennis nodig van het proces en van Grip.

Wat ga je doen?

• Je bent verantwoordelijk voor het goede verloop van de vergaderingen, waaronder de IPM-overleggen, de overleggen met de opdrachtgevers en met belanghebbenden, inclusief de agenda’s, verslagen en bewaking van de voortgang.
• Je zorgt voor de communicatie in het team, het inwerken van nieuwe medewerkers, de vakantieplanning, de lief-en-leedpot, een organogram van het team en het organiseren van verschillende bijeenkomsten, intern en extern.
• Je ontzorgt, ondersteunt en neemt werk over van het projectteam.
• Je zorgt voor de verslaglegging en het verwerken van de klanteisenspecificaties in Grip.

Wat breng je mee?

Eisen

• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld secretarieel of economisch.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring bij de overheid.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met complex agendabeheer op verschillende niveaus, waaronder op directieniveau.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt ruime ervaring met notuleren bij vergaderingen op verschillende niveaus: van bewonersbijeenkomsten tot stakeholderoverleggen en van opdrachtgeversoverleg tot projectoverleggen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met klanteisenspecificaties (KES) en het verwerken hiervan in het RWS-systeem Grip.
• Je hebt kennis van en ervaring met het werken in de projectendatabase van RWS.
• Je beschikt over een aanvullende opleiding rondom projectmatig werken.
• Je kunt procedures opstellen.
• Je bent zeer goed bekend met MS Office, bij voorkeur ook met Visio.
• Je hebt ervaring met het natte werkgebied van RWS.

Kenmerken
Parttime / Fulltime: 32 uur
Looptijd: per direct, voor 12 maanden, met een optie tot verlenging van 1 keer 12 maanden
Locatie: Utrecht:

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

-

Solliciteer nu!
Spreekt deze opdracht je aan? Stuur dan je cv vóór vrijdag 24 januari aanstaande. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze consultant Jop Verhulst, bel 078-654 90 60. Referentienummer 250460.

Ik zoek toch een andere uitdaging!
Stuur ons je cv! Als we bekend zijn met jouw kennis en wensen, kunnen we je op de hoogte brengen zodra er een passende functie beschikbaar is. Mail ons via info@vandijkwerkt.nl of bel 078-654 90 60.

Waarom kiezen voor Van Dijk?
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.