Vacature omschrijving
Organisatie
FlexIntens verbetert organisaties door het tijdelijk versterken van teams met flexibele professionals. Het vereenvoudigen van het werk, van organisatieonderdelen, van hele organisaties en van ketens staat daarbij centraal. De mensen in ons netwerk zijn in staat organisaties te helpen met strategische heroriëntatie, het formuleren en afbakenen van doelen, het in kaart brengen en wegnemen van overbodige routines en het aanjagen, ontwikkelen en realiseren van slimme werkwijzen. Niet in de laatste plaats door het logisch ordenen van werkstromen, bijbehorende taakverdelingen, ondersteunende ICT en afspraken met andere partijen. Steeds als tijdelijk onderdeel van een team, altijd in het belang van de organisatiedoelen.
Functiebeschrijving
De afdeling Project- en Programmamanagement (PPM) binnen DUO bestaat uit 4 vakgroepen. Programmamanagers, projectmanagers, projectleiders en projectmanagementondersteuners (PMO). Vanuit de vakgroep PMO bieden we ondersteuning aan projectmanagers en programmamanagers. Voor aanvulling op deze vakgroep zoeken we een PMO'er. In eerste instantie voor ondersteuning van 1 projectmanager, maar in de loop van 2021 is het mogelijk dat er meer behoefte onder de projectmanagers is. Hieronder de achtergrond waar nu een PMO nodig is. Het applicatielandschap van Logistieke diensten is sterk verouderd en moet gemoderniseerd worden. Dat geldt voor alle drie de subdomeinen: outputmanagement, inputmanagement en archiefmanagement. De manager van SEK heeft besloten om de gehele modernisering van het applicatielandschap integraal te benaderen, en deze opdracht aan de projectmanager verstrekt. Binnen deze nieuwe integrale aanpak en aansturing moeten ook de reeds lopende trajecten een plek krijgen. De opdracht omvat “het besturen van het portfolio aan projecten en wijzigingen die bijdragen aan de totale vernieuwing van Logistieke Dienstverlening”. Bestuur projectmatig alle veranderingen benodigd voor de vernieuwing binnen Logistieke Diensten voor de periode 2021-2023, met als scope de drie genoemde domeinen. Het resultaat van deze vernieuwing is nog niet geconcretiseerd, de resultaten van visievorming op elk domein zullen de verandering definiëren. Het geheel wordt beschouwd als een multi-projecten organisatie die het portfolio aan veranderingen managet.
Opdrachtomschrijving
De projectmanager heeft ondersteuning nodig van een PMO-er die kan zorgen voor structuur en hygiëne kan aanbrengen en vasthouden in het project. Daarnaast het ontzorgen van de projectmanager door een nauwgezette projectadministratie / projectdossiers zodat BIT audits goed worden gefaciliteerd en de projectadministratie voldoet aan de eisen van het Adviescollege ICT-Toetsing. De projectmanager heeft hulp nodig bij o.a. de volgende zaken:
- Het bijhouden van het projectdossier;
- Het bijhouden van logs en het najagen van de actiehouders die daarin zijn benoemd;
- Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
- Opzetten van de structuur van de maandrapportage;
- Communicatie over het project intern en extern;
- Ervoor zorgen dat de informatie benodigd voor de project overleggen actueel en op orde is.
Taken en verantwoordelijkheden
- Acteren als informatieknooppunt van het project m.b.t. projectdocumentatie;
- Beheren van logs (o.a. risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
- Ondersteuning bij inrichten en onderhouden SAP PPM;
- Resources koppelen, urenrapportages maken;
- Voorbereiden van maandrapportages; onderhouden van de mijlpalenplanning;
- Reviewen van diverse projectdocumentatie;
- Leveren van administratieve en logistieke ondersteuning aan de projectorganisatie;
- Op (laten) stellen communicatie over het project;
- Projectdossier op orde maken en aandacht voor configuratiemanagement
- Meeschrijven van programmadocumentatie en/of proeflezer van management producten;
- Zorgdragen dat het programma en de op te leveren producten en projectresultaten BIT-proof zijn (wanneer een BIT toets noodzakelijk is);
- Risicomanagement strategie mee helpen uitwerken en risico's bijhouden;
- Kwaliteitsmanagement mee helpen opzetten;
- Controleren van projecturen, projectbudgetten en investeringsbudget in samenspraak met Control;
Functie-eisen
Eisen:
- HBO werk en denkniveau
- Minimaal 3 jaar ervaring als PMO'er in grote projecten en/of programma's
Wensen:
- IPMA-D gecertificeerd is een pré
- Ervaring met grotere projecten
- Affiniteit met ICT terminologie
Arbeidsvoorwaarden
In overleg
Ref.nr.:2568221701-UZP-NL-FPC-151214 - RT176458147