Vacature Programmasecretaris organisatieontwikkeling (32 uur)

• 's-Gravenhage
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en monitoren van projecten, het schrijven en sturen op de input van voortgangsrapportages en het bewaken en bijhouden van de begroting en budgetten.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Deze publieke organisatie in regio Den Haag werkt aan een krachtige lokale overheid, om gemeenten op lokaal niveau te ondersteunen en te versterken. Dankzij de ondersteuning van deze organisatie kan beleid, wetgeving en uitvoering beter afgestemd worden op de mogelijkheden van gemeenten en de behoeften van inwoners en ondernemers.

De publieke organisatie is ontwikkeling, waarbij in maart 2025 het programma organisatieontwikkeling is gestart. Hiervoor zoeken wij een programmasecretaris, die nauw samenwerkt met de programmamanager en de projectleider leiderschap. Als programmasecretaris ben je samen met de projectleider leiderschap en de programmamanager het vaste kernteam. Naast je taken als programmasecretaris, kan je worden ingezet als projectleider op diverse deelprojecten. Het is daarom belangrijk elkaar te kunnen vervangen en op gelijk kennisniveau te opereren.

De programmasturing bestaat uit de algemene directie, de stuurgroep op directieniveau, een strategisch klankbordgroep en de programmaboard. Deze staat onder leiding van de programmamanager organisatieontwikkeling. Een belangrijke lijn in het programma is leiderschap en teamontwikkeling.

Wat ga je doen:

• Je geeft ondersteuning en advies aan de programmamanager en de projectleider.
• Je bent verantwoordelijk voor:
  • de voorbereiding van diverse overleggen (programmaboard, stuurgroep, klankbordgroep) en de planning, het agendabeheer in iBabs, annotaties, notuleren, beheer actie- en besluitenlijsten en organiseren van (interne en externe) bijeenkomsten
  • het opstellen, actualiseren en beheren van memo’s, (besluitvormende) documenten en presentaties
  • het coördineren van deelprojecten
• Je bent het directe schakelpunt met directie, interne opdrachtgevers, MT en werkgroepen in afstemming met de programmamanager en projectleiders.
• Je bewaakt de begroting en de budgetten, stuurt op het tijdig en correct aanleveren van de (besluitvormende) documenten.
• Je schrijft mee aan programmadocumenten zoals implementatieplannen en stelt voortgangsrapportages op in afstemming met de projectleiders / werkgroepen.
• Je ondersteunt de projectleiders en werkgroepen met opgavegericht werken, leiderschap, organisatiestrategie en communicatie.
• Je vervangt de programmamanager indien gevraagd.

Wij vragen:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting van bestuurskunde, organisatiekunde of bedrijfskunde.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol als programma-/projectsecretaris binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een veranderkundig programma binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt ervaring met het toepassen van programmatisch werken of aanverwante, aantoonbare methoden en met het schrijven van besluitvormende notities op directieniveau.
• Je hebt certificering op project- of programmatisch werken (Prince2, IPMA, PC, MSP of soortgelijk)
• Je hebt bij voorkeur:
  • ervaring met het maken van aansprekende presentaties en het vertalen van documenten naar de inhoudelijke lijn in presentaties
  • een hoge mate van organisatiesensitiviteit en ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je bent beschikbaar voor een gesprek op dinsdag 29 april, van 10.30 uur tot 17.00 uur of woensdag 30 april van 11.00 uur tot 17.00 uur.

Standplaats:
Den Haag

Wij bieden:
De functie is per donderdag 1 mei beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 8 maanden, met een optie tot verlenging.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór woensdag 23 april aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25197. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.