Vacature Programmasecretaris in Nieuwegein bij Flexintens

Opdracht omschrijving

De sector Programma-. Project- en Interim management (PPI) maakt onderdeel uit van het Politie Diensten Centrum (PDC). Het PDC verzorgt de bedrijfsvoering voor de politie. Zoals de financiën, ICT, communicatie en personeelszaken. 

PPI levert programma- en project professionals voor het leiden en ondersteunen van programma's en projecten binnen de politie en in samenwerking met ketenpartners. 

De missie van PPI: "Waardecreatie door veranderingen met IV-component voor politie & ketenpartners, gestructureerd en transparant van A naar B".

PPI zet haar professionals zo breed mogelijk in binnen de organisatie om de dagelijkse leiding te voeren over veranderprocessen. Zij zijn inzetbaar vanaf het vertalen van de gebruikersbehoefte naar een realisatieplan tot aan de daadwerkelijke implementatie bij de gebruikers. Voor PPI staan hierbij de opdrachtgevers en hun vragen centraal.

Doelstelling

Het programma Grenzen en Veiligheid zorgt voor de regie op het invoeren van Europese verordeningen op het gebied van grenzen en veiligheid.

De scope van het programma strekt zich uit over wetgeving, meerdere beleidsdirecties, een groot aantal uitvoerende organisaties uit verschillende ketens (straf, veiligheid en migratie) en een groot netwerk in Europa. Samen zorgen we voor een tijdige en juiste implementatie.

Verantwoordelijkheden

Als programmasecretaris ben je “de rechterhand” van de Programmadirecteur en (plv) Programmamanager van het Programma Grenzen en Veiligheid politie. Tevens ben je secretaris van de Stuurgroep en van de Programmaboard.

Vakmatige taken

• Bewaken van de voortgang, het risicolog, de actielijst, en de samenhang tussen de bestuurlijke besluiten, toezeggingen en acties.
• Verzorgen van de verslaglegging van en voortgangs- en risicorapportages aan de Stuurgroep en de Programmaboard.
• Trekker of organisator van deelprojecten, zoals bijvoorbeeld inkoopactiviteiten of het organiseren van inspiratiedagen.
• Afstemmen met de afdeling communicatie af en zorgen voor het promoten van het programma, zowel intern als extern.
• Verantwoordelijk voor het opzetten en doen bijhouden van het archief en het relatiebestand en zorgt voor de vorming en ordening van dossiers.
• Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden zoals plannen en voorbereiden van bijeenkomsten, opstellen van actielijsten en bewaken van budgetten.
• Organiseren en notuleren van de vergaderingen van de Stuurgroep en van de Programmaboard en bewaken of de doelstellingen van deze overleggen worden gerealiseerd.

Leidinggevende taken

n.v.t.

Contacten

Programmateam, stuurgroep, collega's van andere lijnafdelingen, ketenpartners, leveranciers van producten en diensten etc.

Inzet in de lijn of project

Inzet in het programma.

Opleiding

• Minimaal een afgeronde hbo+-opleiding
• IPMA-D certificering of een vergelijkbare basisopleiding programma-/projectmanagement.

Werkervaring

• Aantoonbare werkervaring met programma- en projectmatig werken binnen grote (1000+) organisaties.
• Relevante ervaring binnen (semi-)overheid, bij voorkeur in ketenverband.
• Digitaal vaardig, onder andere op het gebied van Microsoft Office en online vergaderen.

• Aantoonbare werkervaring met programma- en projectmanagementmethodes (MSP, Prince2, Agile)

• Affiniteit met of kennis van verandertrajecten waarin wetgeving, beleid en ICT samenkomen.

• Vaardig in luisteren, schrijven en presenteren.

• Juridische kennis/achtergrond is een pré.

Eisen:

1. Je bent inzetbaar vanaf 06-09-2021 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-08-2022 voor 36 uur per week. De intentie vanuit de Opdrachtgever is dat het contract na 31 08 2022 wordt verlengd. Het programma loopt tot en met 2024. Vanuit het programma stellen we bij gebleken geschiktheid een langdurige verbinding op prijs.
2. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO+ niveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV. Je dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de je niet over de gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

3. In de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring met programma- en projectmatig werken binnen grote (1000+) organisaties. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

4. Vereiste (gedrags)competenties/vaardigheden:

   •  Omgevingsbewust: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke of politieke ontwikkelingen of andere relevante omgevingsfactoren.
   •  Politiek sensitief: Kan zich verplaatsen in het politieke speelveld; de complexe belangen onderkennen waar stakeholders mee geconfronteerd worden; de politieke haalbaarheid van voorstellen kunnen inschatten.
   •  Proactief: Signaleert kansen en problemen, doet voorstellen en draagt oplossingen aan of onderneemt zelf actie. Verzamelt direct relevante informatie en gaat weloverwogen te werk.
   •  Resultaatgericht: Blijft zich richten op het afgesproken resultaat of het gestelde doel. Ook bij problemen, tegenslag, tegenwerking of afleidingen. Gedreven om concrete doelen en resultaten te bereiken.
   •  Overtuigingskracht: Stopt energie in het uitdragen van de eigen ideeën en standpunten, gebruikt argumenten waar anderen gevoelig voor zijn, kan weerstanden ombuigen naar voordelen voor het eigen standpunt, brengt het standpunt met enthousiasme, zelfvertrouwen en beslistheid.
   •  Analytisch: Kan hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden. Ziet onderlinge verbanden en dringt door tot de kern. Flexibel: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
   •  Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk.

   Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd / uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de je niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

Wensen:

1. Bij voorkeur heb je in de afgelopen 5 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring als programmasecretaris in verandertrajecten waarin wetgeving, beleid en ICT bijeenkomen. Motiveer je rol, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
2. Relevante werkervaring binnen (semi-)overheid, bij voorkeur in ketenverband. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
3. Digitaal vaardig, onder andere op het gebied van Microsoft Office en online vergaderen. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
4. Aantoonbare werkervaring met programma- en projectmanagementmethodes (MSP, Prince2, Agile). De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
5. IPMA-D certificering of een vergelijkbare basisopleiding programma-/projectmanagement. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV. Je dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat je niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend.
6. Juridische kennis/achtergrond is een pré. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.