Vacature Programmasecretaris in Nieuwegein bij Flexintens

De sector Programma-. Project- en Interim management (PPI) maakt onderdeel uit van het Politie Diensten Centrum (PDC). Het PDC verzorgt de bedrijfsvoering voor de politie. Zoals de financiën, ICT, communicatie en personeelszaken. 

PPI levert programma- en project professionals voor het leiden en ondersteunen van programma's en projecten binnen de politie en in samenwerking met ketenpartners. 

De missie van PPI: "Waardecreatie door veranderingen met IV-component voor politie & ketenpartners, gestructureerd en transparant van A naar B".

PPI zet haar professionals zo breed mogelijk in binnen de organisatie om de dagelijkse leiding te voeren over veranderprocessen. Zij zijn inzetbaar vanaf het vertalen van de gebruikersbehoefte naar een realisatieplan tot aan de daadwerkelijke implementatie bij de gebruikers. Voor PPI staan hierbij de opdrachtgevers en hun vragen centraal.

Doelstelling

Het programma Grenzen en Veiligheid zorgt voor de regie op het invoeren van Europese verordeningen op het gebied van grenzen en veiligheid.

De scope van het programma strekt zich uit over wetgeving, meerdere beleidsdirecties, een groot aantal uitvoerende organisaties uit verschillende ketens (straf, veiligheid en migratie) en een groot netwerk in Europa. Samen zorgen we voor een tijdige en juiste implementatie.

Verantwoordelijkheden

Als programmasecretaris ben je “de rechterhand” van de Programmadirecteur en (plv) Programmamanager van het Programma Grenzen en Veiligheid politie. Tevens ben je secretaris van de Stuurgroep en van de Programmaboard.

Vakmatige taken

• Bewaken van de voortgang, het risicolog, de actielijst, en de samenhang tussen de bestuurlijke besluiten, toezeggingen en acties.
• Verzorgen van de verslaglegging van en voortgangs- en risicorapportages aan de Stuurgroep en de Programmaboard.
• Trekker of organisator van deelprojecten, zoals bijvoorbeeld inkoopactiviteiten of het organiseren van inspiratiedagen.
• Afstemmen met de afdeling communicatie af en zorgen voor het promoten van het programma, zowel intern als extern.
• Verantwoordelijk voor het opzetten en doen bijhouden van het archief en het relatiebestand en zorgt voor de vorming en ordening van dossiers.
• Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden zoals plannen en voorbereiden van bijeenkomsten, opstellen van actielijsten en bewaken van budgetten.
• Organiseren en notuleren van de vergaderingen van de Stuurgroep en van de Programmaboard en bewaken of de doelstellingen van deze overleggen worden gerealiseerd.

1. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO+ niveau
2. In de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring met programma- en projectmatig werken binnen grote (1000+) organisaties
3. Bij voorkeur heeft de kandidaat in de afgelopen 5 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring als programmasecretaris in verandertrajecten waarin wetgeving, beleid en ICT bijeenkomen
4. Relevante werkervaring binnen (semi-)overheid, bij voorkeur in ketenverband
5. Digitaal vaardig, onder andere op het gebied van Microsoft Office en online vergaderen
6. Aantoonbare werkervaring met programma- en projectmanagementmethodes (MSP, Prince2, Agile)
7. IPMA-D certificering of een vergelijkbare basisopleiding programma-/projectmanagement
8. Juridische kennis/achtergrond is een pré