Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 18-03-2025 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Amsterdam is FlexIntens op zoek naar een Programmasecretaris voor 24 uur per week.
OpdrachtomschrijvingDe programmasecretaris werkt voor het programma Vaccineren voor de Jeugd van de afdeling Jeugdgezondheidszorg van de GGD Amsterdam. Met het programma werken we aan betere bescherming tegen ernstige besmettelijke ziekten in Amsterdam en Amstelland. Dat doen we door het aanbod van (informatie over) vaccinaties klantgerichter te maken, samenwerking met partners in de stad en aansluiten bij wensen en behoeften van inwoners. We gebruiken hiervoor een datagestuurde wijk- en doelgroepgerichte aanpak.
De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Vaccineren voor de Jeugd bij de beheersing en sturing van de verschillende projecten. De programmasecretaris stelt projectplanningen, conceptrapportages en verantwoordingsrapportages op en organiseert en zorgt voor een goede procesgang van alle relevante informatiestromen. Jij creëert overzicht en rust door jouw signalerende, organiserende, adviserende en ondersteunende taken.
In het kort
- Ondersteun het programma Vaccineren voor de Jeugd bij optimale beheersing en sturing van de belangrijke projecten en activiteiten.
- Draag bij aan de doelgroepgerichte en wijkgerichte aanpak voor het verhogen van de vaccinatiegraden in Amsterdam en Amstelland.
- Werk in een enthousiast team dat zich met hart en ziel inzet voor betere bescherming tegen infectieziekten onder kinderen en jongeren.
- In samenwerking met de projectleiders werkt de programmasecretaris aan het vaststellen en monitoren van het jaarplan, de planning van projecten en het opstellen van rapportages.
- Het opstellen en actualiseren van werkafspraken en processen en medewerkers aanspreken op de naleving ervan.
- Coördineren en organiseren van diverse vergaderingen, netwerkbijeenkomsten en webinars. Hierbij organiseert de programmasecretaris zaken als de locatie en ondersteunt bij het maken van de agenda of het programma en de vastlegging van gemaakte afspraken.
- Ondersteuning bieden aan de projectleiders bij acties met betrekking tot de organisatie van de verschillende activiteiten in het programma, zoals voorlichtingsbijeenkomsten en extra vaccinatiemomenten.
- Ondersteunen bij het verzamelen van het perspectief van inwoners, Jeugdgezondheidszorg collega's en netwerkpartners.
Werkzaamheden
- Ondersteunen van de processen binnen het programma, zoals verzamelen van agendapunten, beheren van de termijn-agenda en vooruit plannen voor een netwerkbijeenkomst.
- Bijdragen aan het opstellen van verslagen, notities en brieven, signaleren van acties en aandachtspunten binnen het programma.
- Verzorgen van de agendering, voorbereiding, uitwerking en afhandeling van vergaderingen, bijhouden van actiepunten en naleving.
- Bijhouden van de planning/communicatiekalender/mails en bijbehorende deadlines voor het programmateam.
- Zorgdragen voor dat alle informatie over de projecten up-to-date en beschikbaar is.
- Ondersteuning van het programmateam in de uitvoering (zoals bij het uitzetten van een survey onder medewerkers of een vragenlijst bij inwoners).
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)Gelijke kansen op gezondheid voor iedereen. Het moet niet uitmaken wie je bent, wat je doet of waar je vandaan komt. GGD Amsterdam zet zich in om de fysieke en mentale gezondheid van iedereen in de regio Amsterdam-Amstelland te bewaken, beschermen en te verbeteren. De GGD Amsterdam is de grootste en oudste Geneeskundige en Gezondheidsdienst van Nederland. Er werken momenteel ca. 1.400 medewerkers.
Jeugdgezondheidszorg
Kinderen en jongeren zijn de toekomst van onze regio Amsterdam-Amstelland. De afdeling Jeugdgezondheidszorg (JGZ) van de GGD Amsterdam is er voor alle (ongeboren) kinderen en hun ouder(s) /verzorger(s) in Amsterdam en Amstelland. Er werken 388 fte (500 medewerkers), merendeel jeugdartsen en jeugdverpleegkundigen, vanuit 30 locaties. De JGZ is tevens een belangrijk onderdeel van de Ouder en Kindteams (OKT) in Amsterdam.
Het programma Vaccineren voor de Jeugd is opgebouwd uit drie actielijnen. Met verschillende projectleiders en projectmedewerkers wordt gewerkt aan het behalen van concrete resultaten. De organisatie van de vaccinatiecampagnes, de samenwerking met netwerkpartners en het uitvoeren van doelgroepgericht onderzoek zijn voorbeelden van activiteiten in het programma. Met deze activiteiten ondersteunt het programma de teams van de jeugdgezondheidszorg in de ambitie om gezondheidsverschillen te verkleinen, door zo hoog mogelijke vaccinatiegraden onder alle groepen en in alle gebieden.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met administratieve en procedurele taken in een grote en/of complexe organisatie
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring binnen een project- of programma organisatie in de rol van project- of programmasecretaris of als (junior) projectleider
- De aangeboden kandidaat heeft kennis van besluitvormingsprocessen en procesbeheer in een grote en/of complexe organisatie
- De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo opleiding
Wensen:
- De aangeboden kandidaat heeft affiniteit met thema's en doelgroepen van de publieke gezondheid en preventie.
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een project- of programma is opgedaan binnen een maatschappelijke organisatie (bijvoorbeeld universiteit, ziekenhuis, etc.) of overheidsinstelling
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een project- of programma die raakvlakken heeft met vaccineren en vaccinatieprogramma's
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569558071-UZP-NL-FPC-110309 - RT180761390