Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 17-04-2025 tot 12:00 uur.
Functiebeschrijving
Voor Stichting Waternet is FlexIntens op zoek naar een Programma Ondersteuner Strategische Huisvesting voor 32 uur per week.
Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam.
Je voert zowel ondersteunende secretariële, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit. De secretariële taken betreffen o.a., archiveren, de voorbereiding van vergaderingen en het verzorgen van schriftelijke correspondentie. Je bewaakt de voortgang van informatiestromen en onderhoudt administratieve procedures. Je staat relaties te woord, verstrekt informatie en verwijst door. De facilitaire taken bestaan o.a. uit het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en wat daarvoor en daarbij nodig is.
Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:
- Agendabeheer/Plannen afspraken
- Ruimtes reserveren
- Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden
- Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie
- Het beheren van het Teams kanaal/ SharePoint archief van het SHT
- Verzorgen van communicatie uitingen (flyers/poster/intranet meldingen)
- Het afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden
- Je ondersteunt de programma/projectmanagers
- Projectondersteuning SHT
- Het uitvoeren van Inventarisatiewerkzaamheden
- Het bijdragen aan programma invulling
- Het meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg
- Meldingenbeheer Intranet rondom werkzaamheden/storingen
- Het assisteren bij kleine interne projecten
Kantoor/Thuis werken = 75%/25%, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn. We werken op de locaties Hoofdkantoor en Spaklerweg.
Afdeling:
Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Gezien de aard van de opdracht kan deze niet als ZZP-er worden uitgevoerd
- Minimaal een afgeronde MBO4-opleiding
- Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar
- Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar
- Kennis van Microsoft Office, Excel, Sharepoint, Outlook en Teams
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Wensen:
- Opleiding in de richitng managementondersteuning en/of programma of projectmanagement
- Ervaring met gebouwbeheer, huisvesting en facility management
- In bezit van rijbewijs B
- Ervaring met werken bij een (semi) overheidsorganisatie
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.
Ref.nr.:2569579681-UZP-NL-FPC-080413 - RT182041409