Vacature Personal Assistant in Rotterdam bij Secretary Plus

Welkom bij onze organisatie, een overheidsinstantie met een hart voor de gemeenschap en gevestigd in het bruisende Rotterdam. Hier werken we met passie aan uiteenlopende projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van de stad en haar inwoners. Met een team van 70 professionals bieden we ondersteuning op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken, communicatie, ICT en informatiemanagement. Onze werkplek is een inspirerende omgeving met een prachtig uitzicht waar je elke dag met plezier naartoe komt.

Het team
Je komt terecht in een team van vier collega's die bekendstaan om hun diversiteit, samenwerkingscultuur en expertise. We hechten veel waarde aan mentorschap en professionele groei, waardoor je altijd kansen krijgt om jezelf te ontwikkelen. Samen zorgen we ervoor dat de algemeen directeur, de directie en het afdelingshoofd optimaal worden ondersteund, wat ons werk essentieel maakt voor de organisatie.

Met jouw ervaring schakel je snel, denkt mee, anticipeert en werkt onder tijdsdruk uitstekend! Je hebt gevoel voor humor en maakt snel verbinding met verschillende stakeholders. Als personal assistant kun je uitstekend prioriteiten stellen en bent gedreven om te weten wat er in de portefeuille omgaat. De agenda van de directrice heeft topprioriteit. Daarnaast verzorg jij ook de verspreiding van binnengekomen stukken en handel jij telefoongesprekken af. Je checkt uitgaande brieven op volledigheid en leesbaarheid, je bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken en je signaleert eventuele knelpunten. Ook bereid je vergaderingen voor en ontvang je bezoekers als gastvrouw. Je biedt ook ondersteuning aan de overige directieleden en het afdelingshoofd bij afwezigheid van de andere secretaresses.

• Ondersteunen van de directrice op secretarieel en administratief gebied;
• Volledig agenda beheer;
• Verspreiden van inkomende stukken en afhandelen van telefoongesprekken.
• Voorbereiden van vergaderingen en ontvangen van bezoekers als gastvrouw.
• Bieden van ondersteuning aan andere directieleden en het afdelingshoofd in afwezigheid van andere secretaresses.

We zoeken een ervaren personal assistant, welke eigenschappen horen hierbij?

• Je hebt HBO Werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 5 jaar secretariële ervaring in (semi)-gemeentelijke, departementale of vergelijkbare politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je hebt aantoonbare ervaring als personal assistant;
• Zeer ruime ervaring met het volledige office pakket;
• En daarbij heb je ervaring met iBabs, dit is een pre, maar geen vereiste. 

Bij ons krijg je de kans om jezelf zowel professioneel als persoonlijk te ontwikkelen in een inspirerende werkomgeving. We bieden een pakket aan voordelen dat aansluit bij jouw behoeften en ambities.

• De arbeidsvoorwaarden zijn conform CAR-UWO;
• Een salaris tot maximaal € 4.300 met een fulltime dienstverband, salarisschaal 8 op basis van 36 uur;
• Een contract direct bij de opdrachtgever voor minimaal 32 uur per week;
• Je werkt op een inspirerende werkplek op een toplocatie met een fantastisch uitzicht over de skyline van Rotterdam;
• Je ontvangt een toeslag van 18,63% (inclusief 8% vakantiegeld) die je flexibel kunt inzetten voor arbeidsvoorwaarden die voor jou belangrijk zijn;
• Vitaliteit en gezondheid is belangrijk, daarom stimuleren wij je om regelmatig te bewegen. Je kunt gebruik maken van een fitnessregeling van € 20,- per maand. Ook is er iedere twee weken vers fruit en een fietsregeling.