Een Executive Secretary is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office om een uitstekende personeelservaring te bieden, terwijl hij/ zij secretariële ondersteuning biedt, de administratie behe...
Organisatie
The Hilton Amsterdam Airport Schiphol geeft je een andere kijk op een airport hotel.
Met onze moderne en vooruitstrevende insteek, is het niet alleen de perfecte standplaats voor een goede verbinding met Amsterdam en de rest van de wereld, maar zal je ook verrast worden door het unieke concept en design van het interieur.
Wij bieden onze gasten een overvloed van ruimte en licht in een flexibele en inspirerende omgeving. Het hotel biedt veel uniek design, innovatieve technologie en vernieuwende bar en restaurant concepten.
- De grootste vergader- en conferentieruimte in de buurt van Schiphol Airport
- 26 vergaderzalen en een ruime, pilaarvrije balzaal voor maximaal 640 gasten
- 1970 m² flexibele vergader- en evenementenruimte, een 24-uurs businesscenter en een Executive lounge
- Health Club met 24-hour fitness center and QoQo Spa
- Exclusieve private dining room voor het houden van besloten wijnproeverijen en diners voor maximaal 25 gasten, het eigentijdse Aziatische Grill-restaurant, Bowery, en de stijlvolle Gin Bar, Axis
- Overal in het hotel kosteloze wifi
- Op zeven minuten loopafstand via een overdekt looppad van Schiphol International Airport
- Op 15 minuten afstand van het stadscentrum van Amsterdam
Kom jij bij ons werken? Dan kun je gebruikmaken van deze benefits!
- Ontwikkelingsmogelijkheden door middel van ons ruime trainingsaanbod, persoonlijke ontwikkelingsplannen en coaching
- Doorgroeimogelijkheden binnen ons hotel, de Hilton hotels in Nederland en zelfs internationaal
- Travel the world! Maak gebruik van ons unieke reisprogramma, Go Hilton, en ontvang flinke kortingen op hotelkamers over de hele wereld en 50% korting op F&B
- Een diverse en inclusieve cultuur binnen organisatie die meerdere malen bestempeld is als Great Place To Work!
- Een goed startsalaris, waarin jij nog kunt groeien
- Incentives
- 25 vakantiedagen
- Een reiskostenvergoeding gebaseerd op jouw reisafstand
- Naast hard werken, kun je ook samen met jouw collega's genieten van leuke team building- en sportactiviteiten
- Binnen onze organisatie staat maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal. Wij doen graag iets terug voor de samenleving en het milieu en jij kan je steentje daaraan bijdragen
- Jij kunt dagelijks gebruik maken van gratis lekkere en gezonde maaltijden in ons Team Member restaurant
Functiebeschrijving
Een Executive Secretary is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office om een uitstekende personeelservaring te bieden, terwijl hij/ zij secretariële ondersteuning biedt, de administratie beheert en archivering uitvoert.Wat ga ik doen?Als Executive Secretary ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office. Een Executive Secretary biedt secretariële ondersteuning, beheert de post en administratieve taken en voert alle archivering uit. Je bent onder andere verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken volgens de hoogste standaarden:
- Dagelijkse administratieve activiteiten uitvoeren van het directiekantoor volgens de normen, beleidsregels en procedures van Hilton
- Secretariële ondersteuning bieden aan de General Manager en het Management team
- Zorgen dat alle communicatie, met name met betrekking tot eigenaren, gasten (Guest Relations) en het regionale kantoor, snel en professioneel wordt afgehandeld
- Kantoorbenodigdheden bijhouden
- Interne en externe relaties identificeren en onderhouden
- Agenda's organiseren en bijwerken
- Reisplanning voor GM/HOD's/team members voor zakelijke reizen
- Boekingen van onze eigenaren coördineren, gevolgd door VIP-procedure, inclusief het verwerken van daadwerkelijke reserveringen
- Begroeten van bezoekers/gasten bij afwezigheid van GM
- Plannen/organiseren/notuleren bij MT-vergaderingen
- Plannen/organiseren/notuleren bij Operationele vergaderingen
- Lid van het BHV team
- Deadlines met betrekking tot acties/rapportage/projecten bewaken
- MT-evenementen plannen, organiseren en beheren
- Helpen bij de organisatie van speciale hotelevenementen/projecten maar ook ondersteunen van de HR afdeling met team member events
- Specifieke projecten en onderzoek uitvoeren zoals bijvoorbeeld onze community events
- Coördinatie van vouchers en donaties
- Contactpersoon voor alle kunstpartners
- Alle archivering uitvoeren
Functie-eisen
Waar zijn we naar op zoek?Om deze rol succesvol te vervullen, moet zijn we op zoek naar een collega die zich herkent in het volgende:
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Engels en bij voorkeur ook Nederlands
- Uitstekende administratieve en IT-vaardigheden
- Toegewijd aan het leveren van een hoog niveau van gastenservice, zowel intern als extern
- Flexibiliteit om te reageren op een reeks van verschillende situaties
- Vermogen om onder druk te werken
- In het bezit van een geldige Nederlandse verblijfs- en werkvergunning
Het zou in deze functie een pré zijn als je ook over de volgende vaardigheden beschikt:
- Eerdere administratieve ervaring in een snel veranderende omgeving
- Kennis van hotelbranche
Arbeidsvoorwaarden
.
Ref.nr.:164521-UZP-NL-FPC-051117 - RT174075266