Organisatie
Gedreven, informeel en persoonlijk zijn toepasselijke omschrijvingen voor de NVVK. Een hoge mate van verantwoordelijkheid en initiatief wordt hier gewaardeerd! Binnen de NVVK kom je te werken in een enthousiast, betrokken en vrolijk team duizendpoten! Kan niet bestaat niet en samen wordt de klus geklaard. Natuurlijk heb je je eigen team van beleidsadviseurs waar je dedicated voor werkt maar er is oog voor de omgeving en hulp wordt geboden waar nodig. Geen hokjesdenkers dus, maar echte aanpakkers met een teamgevoel!
Functiebeschrijving
Voor de NVVK in hartje Utrecht hebben wij een parttime vacature voor een Office Management Assistant voor 28-32 uur per week. In deze functie ondersteun je een aantal Beleidsadviseurs en de Coördinator Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit 5 collega's en de 4 Office Management Assistants ondersteunen ongeveer 13 beleidsadviseurs.
Met wie maakt de NVVK graag kennis?
Een ervaren Office Assistant die bij afwezigheid van de Coördinator Bedrijfsvoering haar ook kan vervangen. Jouw takenpakket bestaat onder ander uit:
- agendabeheer van de beleidsadviseurs
- afhandelen van ingekomen mail
- redigeren van (beleids)stukken en correspondentie, opmaak en huisstijl bewaken
- inplannen van (complexe) afspraken
- beheren in het CRM van de ledenregistratie en stakeholders
- voorbereiden en notuleren van enkele vergaderingen (combi verslaglegging en besluitenlijsten)
- visitekaartje van de vereniging, facilitaire ondersteuning en beantwoorden van telefonische vragen
Het betreft een secretariële vacature voor 28-32 uur per week, verplichte dagen zijn maandag, dinsdag en woensdag. Een functie voor een Office Assistant die enthousiast, proactief en ontzorgend is!
Functie-eisen
Om in aanmerking te komen voor deze vacature van Office Management Assistant (28-32 uur) dien je te voldoen aan onderstaande gestelde functie-eisen:
- Een afgeronde MBO+ opleiding (bijvoorbeeld een secretariële opleiding);
- Minimaal 5 jaar relevante, recente secretariële werkervaring;
- Recente werkervaring binnen een kleine organisatie is een pre;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);
- Uitstekende kennis en ervaring met Microsoft Office, recente ervaring met Word, Outlook en basis Excel is een vereiste;
- Je schakelt makkelijk met mensen op diverse niveaus;
- Parttime, 28-32 uur per week beschikbaar;
- Woonachtig in de regio Utrecht (de organisatie is goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto).
Bovendien herken je jezelf in de volgende competenties:
- zelfstandig
- klantgericht
- accuraat
- proactief
- communicatief
- flexibel
- resultaatgericht
- kan goed prioriteiten stellen
Voor deze vacature zoeken wij een ontzorgende, klantgerichte en proactieve assistent met organisatietalent. Je kunt goed luisteren en meerdere werkzaamheden tegelijkertijd verrichten.
Arbeidsvoorwaarden
Een zeer veelzijdige en afwisselende functie als Office Management Assistant binnen een klein team. Als jij deze uitdaging aan wilt gaan, wordt je een afwisselende en veelzijdige functie geboden binnen een organisatie met grote maatschappelijke betekenis .
Verder kun je rekenen op:
- Een maandsalaris tussen €3.400 en €4.000 (obv 40 uur) afhankelijk van kennis en ervaring;
- Loonschalen en verhogingen obv CAO Gemeenten;
- Reiskostenvergoeding;
- Veel ruimte voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling;
- Gunstige pensioenregeling;
- Telefoon en laptop van de zaak;
- Fietsplan.
De werving voor deze functie is uitbesteed aan Pienk | Office Professionals. Wil je in aanmerking komen voor deze positie dan kun je via Pienk.nl solliciteren. Ook bij vragen verzoeken wij je om contact op te nemen met Pienk | Office Professionals. Je kunt ons bereiken op 030 - 276 71 87
Ref.nr.:3505806231-UZP-NL-FPC-090915 - RT169743714