Vacature Managementassistent Digitale Voorziening in Amsterdam

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie zorgt voor toegankelijke en betrouwbare digitale dienstverlening aan bewoners, ondernemers en bezoekers. Voor effectieve digitale oplossingen en informatievoorziening voor alle gemeentelijke taken. Zij zorgt dat de stad meegaat in de digitale ontwikkelingen in onze samenleving en gebruik maakt van informatie en technische mogelijkheden om de doelstellingen van de gemeente te realiseren.

Daarnaast zorgt het cluster dat de medewerkers van de gemeente over de digitale middelen en informatie beschikken die ze nodig hebben om goed en gemakkelijk hun werk te doen.

Het cluster bestaat uit 5 directies:

• Digitalisering en Innovatie
• Digitale Strategie en Informatie
• Data
• Digitale Voorzieningen
• Stadsarchief

Ben jij de management ondersteuner die wij zoeken? Voor een zwangerschapsverlof zoeken wij tijdelijk een ervaren management assistent voor de directie Digitale Voorzieningen. Het zou goed passen als diegene zich thuis voelt in een dynamische en hectische werkomgeving met een breed takenpakket! De gemeente Amsterdam is een werkgever die staat voor diversiteit, inclusie en ontwikkeling. Is je interesse gewekt? Lees dan verder wat de functie inhoudt!

Een greep uit werkzaamheden die je gaat uitvoeren als management assistent bij de gemeente Amsterdam:

• Complex agendabeheer;
• Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s;
• In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen waaronder iBabs, het systeem voor digitale vergaderstukken;
• Verlengd ICT-demand management: het aanvragen van laptops en functionele mailboxen, het beheren van mailgroepen, het geven van rechten tot folders, het intrekken ervan.
• Bewaken en waar nodig (mee) vormgeven van lopende acties in de bedrijfsvoering zoals het organiseren van uitvragen, aanmaken van inkooporders, onboarding van nieuwe collega’s.

• Ruime werkervaring met secretariële werkzaamheden en het bedienen van meerdere personen en agenda’s, bijvoorbeeld een management team;
• Een echte teamspeler die verder kijkt dan zijn/haar eigen werkpakket en verder dan de eigen opdrachtgevers;
• Goede beheersing van het MS Office Pakket incl. Excel is noodzakelijk. Kennis van iBabs, AFS, Mijn P&O, Topdesk is een pré;
• Kunnen omgaan met de druk van complexe en sterk veranderende agenda’s;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of bij de gemeente Amsterdam is een pré;
• Flexibiliteit in werkdagen in verband met het vervangen van collega’s.

Aan competenties breng je mee:

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties;
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant;
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut;
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.

• Een fulltime/parttime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3014,- en maximaal € 4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van een jaar;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie.
• Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met een max van €4,50 (enkele reis);
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Vanaf je 21e bouw je meteen pensioen op en vanaf je 18e na 8 weken;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Toegang tot het leerplatform Studytube;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl