Vacature Managementassistent gemeente Amsterdam in Amsterdam

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het cluster Digitalisering Innovatie en Informatie heeft de vraag van de stad van vandaag én morgen voorop staan. Het cluster levert dienstverlening aan bewoners, ondernemers en bezoekers van de gemeente Amsterdam, en voorziet in overzicht, kennis en duidelijke van informatieverschaffing. Daarnaast zorgen we voor veiligheid van data, digitale identiteit en privacy in de stad. Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad kunnen blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het I-Domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Zodat kunnen we een voorbeeldfunctie zijn en blijven en op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad.

Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.  

Als managementassistent schrik jij niet van zeer drukke agenda’s en weet jij deze goed te organiseren. Jij bent dienstverlenend, kan prioriteiten stellen en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kan je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt en je bent in staat om dingen snel eigen te maken. Je kijkt verder dan je eigen opdrachtgevers en werkt in teamverband. Het is voor jou dan ook vanzelfsprekend dat je collega’s vervangt bij hun afwezigheid.

Je werkt nauw samen met de andere collega’s binnen het team Ondersteuning dat vanuit een andere directie wordt aangestuurd dan de directie waarvoor je wordt ingezet. Je maakt onderdeel uit van een klein team van 3 directe collega’s. De meeste collega’s van het team Ondersteuning werken op meerdere taakgebieden, waaronder secretariële ondersteuning. De werklocatie is in principe de Cruquiusweg 5 in Amsterdam maar het kan voorkomen dat je wordt ingezet op andere locaties. Het is mogelijk om vanuit huis te werken, maar aanwezigheid op kantoor wordt ook verwacht zoals de President Kennedylaan, Weesperstraat of Oranje Vrijstaatplein.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Complex agendabeheer;
• Je levert organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s;
• Maken van de agenda voor het MT en verzamelen van stukken (in ibabs);
• Notuleren van het MT;
• In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen waaronder iBabs, het systeem voor digitale vergaderstukken;
• Je vraagt laptops en functionele mailboxen aan, beheert mailgroepen, en geeft van rechten tot folders.

• MBO niveau 4 werk en denkniveau; 
• Minstens twee jaar werkervaring met secretariële werkzaamheden en het bedienen van meerdere personen en agenda’s, bijvoorbeeld een management team;
• Kennis en ervaring van Microsoft Office;
• Een echte teamspeler die verder kijkt dan zijn/haar eigen werkpakket en verder dan de eigen opdrachtgevers;
• Ervaren met het werken in in drukke omgeving met complexe en sterk veranderende agenda’s;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Aan competenties breng je mee:

• Samenwerken: jij draagt bij aan een stimulerende werksfeer en een goed gezamenlijk resultaat en je doorkruist daarbij makkelijk grenzen tussen taakgebieden, directies en teams;
• Verantwoordelijkheid: jij bent goed aanspreekbaar op eigen handelen, je werkt zorgvuldig, integer en gewetensvol;
• Stressbestendig: je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
• Klantgericht: je speelt in op de wensen en behoeften en draagt bij aan de best mogelijke oplossing.

• Een parttime baan van 24 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3014,- en maximaal €4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van 6 maanden met een mogelijkheid op verlenging;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie.
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Je bouwt direct pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.