Vacature Projectleider fusie gemeentearchieven (36 uur) in Hilversum

• Hilversum
• HBO
• Automatisering / ICT

Vacature omschrijving

Je zorgt dat de archieven van 2 gemeenten in Noord-Holland op een zorgvuldige manier worden samengevoegd. Hiervoor maak je een plan van aanpak voor de inventarisatie, zorg je voor ordening en overzicht en stel je een migratieplan op.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Deze gemeente met 93.000 inwoners kenmerkt zich als een groene tuinstad met rijke historie en staat op het punt van fuseren met een andere Noord-Hollandse gemeente. De ambtelijke fusie is per 1 januari 2026 en de bestuurlijke fusie per 1 januari 2027. Deze fusie brengt verschillende uitdagingen met zich mee, waaronder de samenvoeging van de huidige digitale en papieren archieven.

Het doel is om het historische archief per 1 januari 2027 over te hevelen. Het gaat om papieren archieven, digitale gegevens in het zaaksysteem, taakspecifieke applicaties en andere informatiedragers, zoals de website. In de rol van projectleider zorg je dat dit proces van a tot z goed verloopt: vanaf het maken van een plan van aanpak tot de daadwerkelijke overheveling. Je werkt hierbij nauw samen met verschillende teams en betrokken partijen om dit complexe project goed te begeleiden en uiteindelijk tot een succes te maken.

Wat ga je doen:

• Je maakt een gedetailleerd plan van aanpak voor de inventarisatie van het papieren en digitaal archief, inclusief de bewerking en beslismomenten. Dit doe je op basis van een fasering die is afgestemd met de andere deelprojecten.
• Je stelt een geordend overzicht op van alle archieven, inclusief de status daarvan, zodat op basis daarvan samenhangende en praktische beslissingen gemaakt kunnen worden over wat er met ieder archiefdeel moet gebeuren: opschonen, digitaliseren, overbrengen of migreren.
• Je zorgt dat betrokkenen doen wat nodig is om het archief in goede geordende staat te brengen.
• Je werkt achterstanden in de vernietiging weg en bereidt de overbrenging van archief naar archiefdienst voor.
• Je stelt een migratieplan op voor lopende en afgesloten dossiers en geeft vanuit archiveringskaders en het gemaakte overzicht advies over migratie van archiefvormende applicaties en de historische data van de gemeente naar een te bepalen archiefsysteem.
• Je geeft vanuit de archiveringskaders advies aan de andere deelprojecten over het harmoniseren van de zaaktypen.
• Je rapporteert over de voortgang, risico’s en uitzonderingen op het traject.

Wij vragen:

• Je hebt minimaal 5 jaar recente ervaring als projectleider van migraties, processen en archieven.
• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond.
• Je hebt recente ervaring met:
  • archiefbewerkingstrajecten
  • de voor gemeenten geldende archiefwet en de toepassing daarvan
• Je hebt bij voorkeur:
  • minimaal 5 jaar recente ervaring als projectleider bij een gemeente, provincie of (semi)overheidsinstelling van meer dan 500 medewerkers
  • minimaal 2 jaar ervaring in het begeleiden van fusies van archieven, migraties en/of processen
  • minimaal 1 project uitgevoerd rond het vormgeven van een fusie van gemeentearchieven of een (streek)archief
  • ervaring met de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer en het overbrengen van gemeentearchieven volgens de wet- en regelgeving
• Je bent beschikbaar op donderdag 24 april vanaf 13.00 uur voor een sollicitatiegesprek.

Standplaats:
Noord-Holland

Wij bieden:
De functie is per donderdag 1 mei aanstaande beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 10 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 6 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 18 april 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25198. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.