Opdrachtbeschrijving Concreet voert de functioneel beheerder de volgende taken uit:
Het bieden van ICT-ondersteuning aan gebruikers; Het tijdig oplossen van voorkomende problemen; Het uitwerken van specificaties (user stories) bij gewenste wijzigingen, het coördineren van de invoering van de wijzigingen en het testen van de gerealiseerde wijzigingen; Het samenwerken met de tweedelijns functioneel beheerder bij complexe problemen; Het oplossen en coördineren van oplossingen voor problemen die worden gemeld door de gebruikers; Beheren en bewaken van correct gebruik van het systeem; Evalueren van de functionaliteit van het CM systeem; Meedenken over het beheer en de ontwikkeling van die informatievoorziening en verbetering binnen de applicatie en systemen. Achtergrond opdracht In de huidige situatie is informatievoorziening niet meer weg te denken uit de processen in de organisatie. Het krijgen van de juiste informatie op de juiste plek is steeds meer kritisch en noodzakelijk en de daarvoor benodigde applicaties zijn dan ook cruciaal voor de continuïteit van veel processen. Dit geldt ook voor het voorzien van de juiste documenten aan de politieke en ambtelijke top via het huidige document managementsysteem Content Manager (CM) en de hieraan gekoppelde beveiligde (parafeer)app. Deze stukkenstroom met werkzaamheden zoals het lezen, annoteren en paraferen van documenten gebeurt nu steeds vaker buiten reguliere kantoortijden en dit resulteert in een beroep op de bereidwilligheid en flexibiliteit van de medewerkers bij problemen. Dit is niet wenselijk en dus is er behoefte aan uitbreiding van de ICT-ondersteuning op de stukkenstroom voor de politieke en ambtelijke top.
Content Manager is een tool van Microfocus dat al sinds 2008 wordt ingezet bij het kerndepartement van I&W voor het document management en de daarbij horende workflows. De stukkenstroom richting de kamer en de minister zijn hierin een belangrijk onderdeel. Voor het goedkeuren op de mobiele telefoon is een aanvullende beveiligde app ontwikkeld door SSC-i, welke wordt beheerd en uitgerold door SSC ICT. De app en de CM omgeving zijn belangrijk voor de ambtelijke top en de medewerkers die de stukken voorbereiden. Met name in kritische periodes is het goed functioneren van deze technologie essentieel. Bij problemen en verstoringen moeten bestuurders tijdig, discreet en juist geholpen worden.