Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 14-03-2025 om 9:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Directie Assistent voor 32 tot 36 uur per week.
Korte beschrijving speelveld
Ontwikkelorganisatie Ruimte is binnen de gemeente Utrecht een groot organisatieonderdeel met ruim 970 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Directeur Ruimte en 3 directeuren, met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling, als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema's als duurzame energie en mobiliteit.
De directeuren worden ondersteunt door een team van 5 directieassistenten, die in principe samenwerken met 1 van de directeuren. We willen het team aanvullen met een directie assistent voor de directeur Stedelijk Beleid.
De directeur Stedelijk Beleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en uitvoering van werkzaamheden, gericht op de ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Denk aan beleid en toekomstvisie voor duurzame energie in de stad, voor de ontwikkeling van de stad met een balans tussen groen en mobiliteit, het realiseren van prettig wonen.
We zoeken een assistent die affiniteit heeft met ruimtelijke ontwikkeling. Je maakt deel uit van het team ‘directieassistenten' en werkt nauw samen om de (politiek gevoelige) dynamiek in het werk van de directeuren te vertalen naar een overzichtelijke agenda en goed geordende acties en informatie. Je bent iemand die ontzorgt, waardoor de directeur haar werk optimaal kan oppakken.
Opdrachtomschrijving:
- Beheren van de agenda.
- Organiseren van de mailbox op diverse mappen.
- Organiseren bijeenkomsten intern of extern.
- Reserveren van vergaderzalen.
- Afstemmen met medewerkers op aanleveren van informatie en stukken.
- Voorbereiden reistijd voor overleggen en bijeenkomsten.
- Verwerken ziek- en betermeldingen.
Je hebt/bent:
- Hbo werk- en denkniveau.
- 3 jaar ervaring in een soortelijke functie.
- Ervaring met het ondersteunen van een directielid.
- Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
- Kennis van diverse systemen als ibabs, Validsign is een pré.
Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
- Je houdt ervan om de zaken goed op orde te hebben. Je kunt overzicht houden op de prioriteiten en schakelen waar het nodig is (in een dynamische omgeving).
- Je hebt een dosis verantwoordelijkheidsgevoel en sensitiviteit in relatie tot de plek en verantwoordelijkheden van de directie in de gemeentelijke organisatie.
- Je communiceert adequaat (mondeling en schriftelijk).
- Je bent zorgvuldig en hands on.
- Je kunt snel schakelen en kijkt met een oplossingsgerichte blik naar knelpunten.
- Je werkt makkelijk samen en handelt waar nodig autonoom of in afstemming met de directeur en samenwerkende collega's.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- De kandidaat heeft een hbo werk- en denkniveau:
- De kandidaat heeft 3 jaar ervaring in een soortelijke functie:
- Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld
Wensen:
- De kandidaat heeft ervaring met het ondersteunen van een directielid:
- De kandidaat heeft ervaring binnen een overheidsorganisatie:
- De kandidaat heeft kennis van diverse systemen als ibabs, Validsign:
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569555341-UZP-NL-FPC-060310 - RT180528761