Vacature Bestuurssecretaresse in Hilversum bij VBCI

Enthousiaste Bestuurssecretaresse gezocht

Standplaats: Hilversum

Startdatum: 01-11-2024

Einddatum: 30-04-2025

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 32

Online sinds: 18-10-2024

Functie

Voor een non-profit organisatie in Hilversum zoeken we een Bestuurssecretaresse.

De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32 uur per week.

Bedrijfscultuur

De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega's aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega's die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Functiebeschrijving

Je bent de rechterhand en assistent van 2 wethouders. In deze rol ben je een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve en secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is van alle in- en externe vragen. In deze uitdagende en pittige functie ontzorg je beide wethouders. Je bent een spin in het web en kan onder hoge tijdsdruk invulling geven aan je taken waarbij complex agendabeheer de kern van je werk is. Je monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met veel plezier. Je kunt tegengas bieden als dat nodig is. Daarnaast ben je een belangrijke schakel met de gemeentesecretaris, concerndirecteur, managers, bestuursadviseurs, bestuurscommunicatie adviseurs en externe instanties en relaties.

Je signaleert vroegtijdig knelpunten zowel organisatorisch als agenda technisch en denkt mee in mogelijke oplossingen. Je zorgt ter voorbereiding van diverse afspraken dat de stukkenstroom en ambtelijke adviezen netjes, accuraat en tijdig beschikbaar is; Denk hierbij aan annotatie stroom, voorbereiding interne en externe vergaderingen op bestuurlijk proces en voor de regio met gebruik van het documentensysteem ibabs.

Jouw profiel

- Je hebt minimaal een afgeronde MBO3 opleiding in secretariële of administratieve richting;

- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring als secretaresse in een soortgelijke functie in een dynamische en complexe werkomgeving in de afgelopen 7 jaar;

- Je hebt werkervaring met complex agendabeheer van een politieke ambtsdrager college/ bestuur binnen een overheidsorganisatie;

- Je hebt ervaring met office 365, Ibabs (bestuurlijk informatiesysteem) en Microsoft teams;

- Je bent uiterlijk beschikbaar per 18 november 2024.

Verdiensten

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 65,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.

Solliciteer direct

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Reageren kan tot uiterlijk 24 oktober.

- Je hebt minimaal een afgeronde MBO3 opleiding in secretariële of administratieve richting;

- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring als secretaresse in een soortgelijke functie in een dynamische en complexe werkomgeving in de afgelopen 7 jaar;

- Je hebt werkervaring met complex agendabeheer van een politieke ambtsdrager college/ bestuur binnen een overheidsorganisatie;

- Je hebt ervaring met office 365, Ibabs (bestuurlijk informatiesysteem) en Microsoft teams;

- Je bent uiterlijk beschikbaar per 18 november 2024.

Max. uurtarief € 65,-